今年も受付開始12月15日の投函を目指して。
年賀状準備シリーズ、第2回目の今回は「年賀状のデザインを決める」がテーマです。

「前回やったこと」から、Excelで住所録を作るときの小技集もまとめています。

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おさらい・年賀状準備の全スケジュール

まずは、年賀状準備の全体スケジュールについて。
これは毎年使っていこうと決めたテンプレートです。今年のやり方に合わせて少し修正を入れています。

わたしの年賀状デフォルト情報:
■ しまうまプリントさんで作成
■今年は余裕が無いので宛名印刷もお願いしてみる
■届いたものに手書きメッセージを入れる

①「誰に出す?」を決める (途中)

  1. 住所リストを見て、誰に出すかを決める
  2. 住所リストのメンテナンスをする(追加・編集、距離置きログへの移動)
  3. すぐに印刷できるように最終確認をする 指定のExcelにコピペする

②デザインを決める(完了)

  1. デザイン集を購入(またはインターネットで気に入ったデザインを見つける)
  2. 「知人用」と「友人用」の2種類で候補を出しておく
  3. 夫に確認する


③実際に作ってみる

  1. はがきのウラ面(デザイン部分)を作る
  2. 印刷する

④宛名の印刷とチェック

  1. 宛名の印刷をする
  2. メッセージを書き込む(所要日数1週間見込み)
  3. 最終確認をする
  4. 投函する

デザインを決める

しまうまプリントさんの画面を開き、年賀状のデザインを決めました。

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二人の名前で出すものなので、こんな感じで候補をいくつか出し、夫に確認してもらいます。

積み残しとっておき家事:リストの編集


さて、先日は娘の急な発熱で途中までしかできなかったとっておき家事。住所録の整備です。

このようにExcelで作ったファイルを更新しています。

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いろいろ工夫して使いやすいように育てた住所録ですが、これからは宛名印刷もお願いしようと思うので、順番を指定のファイルに合わせて作ることにしました。

▼こちらが指定のファイル。
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いつもの住所録ファイルから、コピペで完了するようにしたいので、この順番に合わせて並べ替えます。

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せっかくなので、今までのものよりもっと使いやすくアレンジしてみることにしました。

Excel住所録をもっと便利にストレスフリーに!



Excel住所録には、いろいろな「小ワザ」を詰め込んでいます。職場で数千枚の年賀状準備(のうち住所チェック)をほぼ一人でやる必要があったため、切羽詰まって覚えた知識です。笑

選ぶだけの仕組み作り(リスト)

まずは、選ぶだけの仕組み作りです。
グループ部分は毎回入力したりコピペするのが面倒。そこで、選ぶだけの「リスト」を作りました。

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[alt]キーと[↓]キーで簡単に開くことができます。

作り方は画像に書いてある順序でやれば簡単です。文字が多いので難しく思われるかもしれませんが、いろいろな表作りに役立つお気に入りの小技です。

▼「敬称」に使っても。

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名字と名前を自動でくっつける小技

しまうまプリントさんの指定ファイルに限らず、CD-ROMのものなどもそうですが、「名字」と「名前」を分けて書くようになっているはずです。

でもこれってちょっと見づらいですよね。名字と名前を統合して表示させる小技もあります。
数式の意味をざっくり(自己解釈)書くと、

くっつける(名字,(半角1文字のスペース),名前)

となっています。半角のスペースが要らない場合は($C2,$D2)だけでOK。

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表示させたい場所(★)部分に、上の文字をすべて入力します。
あとは下までコピペしていけば、自動的に統合されます。

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はじっこに進んでも最初の内容が見きれない小技



こういった横に長い表の場合、右に進めば、左側にある「グループ」や「氏名」などが消えてしまいます。

そこで「ウィンドウ枠の固定」を使います。やり方は下の図へ。

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このように「ウィンドウ枠の固定」を設定すると、右のほうへ移動しても、「グループ」と「氏名」は残ったままです。

表全体を見やすくする色分けの小技

最後に、表全体を見やすくする小技です。まっ白な表よりは、1行ごとに色が変わっているほうが見やすくなります。ここで使うのは「条件付き書式」と「ROW関数」です。

▼詳しいやり方は図へどうぞ。

「条件付き書式」という部分から、「数式」で設定する方法を選び、数式をコピペして、塗りたい色を選べば完成。
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こんなふうにしましまの表が完成します。

家庭のいろいろなことを管理するのにExcelは便利です。
ちょっとしたストレスがあるときは、こういう小技を使ってみるともっと快適に使うことができます。

Excelは人並みにしかできませんでしたが、仕事で「この作業がいらいらする!」と思うことをその都度検索していったら知識がついてきました。

自分で調べる作業。もしかするとこれよりも実になる勉強法はないのかもしれませんね。
これからも色んなやり方を調べてみたいと思っています。

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最後までお読みいただきありがとうございました。
今日も素敵な1日になりますように。



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