こんにちは、整理収納アドバイザーのゆきしろ りんかです。


今回の記事「勝手にHOW I WORK」 は、さまざまな方の仕事術を紹介している ライフハッカー[日本版] の連載 【HOW I WORK】 を元に、malzackさんが企画してくださったものです。




malzack blog  「【勝手にHOW I WORK】ミニマリスト会社員『malzack』の仕事術



記事を読んでみたところ、とても面白そうだったので、僭越ながら私も参加させていただくことにしました。



今の私には3つの「顔」があります。


1つめは「ライター」としての顔。2つめは「主婦」としての顔。そして3つめは「整理収納アドバイザー」としての顔です。

それぞれ異なる「仕事術」になるので、1つずつ書いてみたいと思います。(「整理収納アドバイザー」はまだ駆け出しなのでちょっと時間を置いて。)



まずはお二人の記事をご紹介



すでに色々な方が記事を書かれているようです。私の”仕事術”について書く前に、まずは、交流のあるお二人の記事をご紹介します。




魔法使いのシンプルライフ ・ エリサ 様
【勝手にHOW I WORK】魔法使いの仕事術


エリサさんは、バルーンアートのお仕事をなさっています。とても華やかで夢のある素敵なお仕事ですよね(^^)
時短よりも「しないこと」というのもなるほど!と思いました。





ミニマリストすみれの壺 ・ すみれ 様
【勝手にHOW I WORK】 ミニマリストすみれの仕事術


この記事を読むまですみれさんのお仕事は知らなかった!
時間節約術「迷わないこと」。カッコいいです(^^)




【勝手にHOW I WORK】 1つめの顔  「ライター」 ・ りんかの仕事術



── 基本のプロフィール



名前:りんか
居住地:東京
現在の職業:ライター (出版関係アルバイト)
現在のコンピューター(会社PC):Dell /Windows7 /Fire Fox
現在のモバイル端末:Android



── 「これがないと生きられない」というアプリ・ソフト・ツールは?



特別なものではないので恐縮ですが、「Word」です。



記事はWordで書いています。「サクラエディタ」などのテキストファイルを利用したこともありますが、Wordの方がフォントやサイズを調整できるので見やすいのです。フォントは目にやさしい 「メイリオ」。 ブラウザのフォントも 「メイリオ」 に設定しています(^^)


さらに、これもWordならではですが、少しでも早く仕上げるために「なんちゃってマクロ」を組んでいます。



たとえば、



● 記事の数字は「半角」という決まりがあります。そこで、数字の入力を簡単にするために、
  全角(例:26)で入力 → ボタン一つですべての数字が半角になるマクロ(例:26→26)

●4桁以上の数字には自動的に桁区切りをつけるマクロ(例:1000→1,000)



・・・などです。



5/15 10:40 追記)

なぜこういうことをするかというと、▼例を作ってみました。

1


このように、数字は全角のまま、「℃」を「★」として記事を最後まで書いていきます。

そして最後に、あらかじめショートカット (私は「Ctrl + Shift + 1」で起動) 登録していたマクロを起動させると、



記事内のすべての文字が自動的にチェックされ、

・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥

全角数字 → 半角数字
★ → ℃

・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥

になるのです。


ですから、毎回5アクションをかけて打ち込まなくても、最後の1クリックですべてを校正できるため、長文であればあるほど楽になります。



つまり、私にとって記事執筆後に使うワンクリックのマクロは、記事作成の「ノイズ」を取り除いて、作業全体の流れをスムーズにするための必須アイテムのようなものです。


これはブログを書くときにも使えるのでおすすめです。


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ノイズを取り除くイメージ。



マクロの知識はほぼ0なので、作業のくり返しを保存できる「マクロの記録」や、インターネットの検索を駆使しています。




「だるい」「もうやだ」「帰りたい」と思ったときほど本気になるので、楽をする方法が見つかりやすいです。


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ピンチをチャンスに変える ! をなるべく意識しています。



── 仕事場はどんな感じですか?




とにかく静かです。誰かが電話で話していると、その内容がすべて把握できるくらい。


デスクは別な方と共有なので、私のモノは一切置かないようにしています。



*関連記事*
イラストで公開。職場のデスク、中身と使い方・前編




▼ 未だに後編を書いていないのですが、引き出しの中身はこんな感じ。

IMG_20150516_002721
Wordで作った画像なので変な形のもありますが(^_^;)



── お気に入りの時間節約術は何ですか?


「根本的な部分を考えること」


面倒な作業は、1つ1つの工程をチェックして、時間のかかっている部分をなくすようにします。


たとえば、毎日2回、2名で約500個のサイトを半分ずつチェックしなければいけません。Excelにリンクの一覧が貼ってあるので、それを一つずつクリックしていく作業です。


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イメージ図。このようなリンクを1つずつクリックしていく。
1人あたり250個程度。
その後にサイトの内容をチェックするので膨大な時間がかかる。


自分の作業量だけで考えても1回45分、1日で90分もの時間がかかっていました。RSSなども試しましたが、そちらは一応NGということで。


そもそも、何に時間がかかっているんだろう?」 と考えたところ、工程にムダがあることに気がつきました。



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そして思ったのが、「クリック」と「最小化ボタンを押す」を削れないかな?



そこで、Excelのファイルを使って、複数のリンクをまとめて開くマクロを作りました。


1つ1つクリックして開くのではなく、1つのボタンを押したら、複数のサイトをまとめて開くことができます。

これによって、かかる時間は1回の作業で「45分→10分」になりました。




*短縮できた時間* ・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥

1日あたりの作業時間では70分、
1週間(私は3日間出勤)で210分、
1ヵ月(私は12日出勤)で840分 (=14時間分)

・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥…─*・‥・‥…─*・‥…─*・‥



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こんなマクロです。
自分で打ち込まなくても自動で作れるのが「マクロの記録」機能。
話が逸れるのでここでは省略します。




── 愛用中のToDoリストマネージャーは何ですか?



職場では使うことがありません。が、強いていうならばエリサさんと同じ「サイボウズLive」です。


基本的には「その日中」のしごとばかりなのですが、まれに「○日後」「○週間後」のしごとがあります。


隔日勤務なので、覚えておくのは難しい。そこで、特別な予定だけはサイボウズLiveに登録しておき、メール配信されるようにします。


指定した時間に、指定したアドレスに、登録した「今日の予定」を配信してくれるのが便利です。



── 携帯電話とPC以外で「これは必須」のガジェットはありますか?



特にありません。


なるべく少ないもので管理する方が私には向いているので、自分にぴったりの方法やツールを見つけたら、それを磨き抜くことだけを考えるようにしています。


── 日常のことで「これは他の人よりうまい」ということは何ですか?



「仕組みづくり」だと思います。



── 仕事中、どんな音楽を聴いていますか?



音楽は聴けない環境です。


が、通勤時の音楽には工夫(?)があります。


特に辛いというわけではありませんが、出社日の朝は憂うつで、家を出るのがギリギリになります。

ですから、駅まで歩く時間はテンポの速い音楽を聴きます。すると、自然と足も早く動くのです。主にONE OK ROCK。


電車に乗ったらクラシック音楽に切り替えます。


── 現在、何を読んでいますか?



今は仕事にまつわる本は読んでいません。が、仕事の効率を上げるために、「ノート術」「図解」などの本を読み漁っていた時期があり、それがオンでもオフでも役に立っています。


特に図解は、

 ● 考えをまとめたいとき
 ● 人に何かを伝えたいとき

のいずれにも有効なので、もっと学びたい分野でもあります。



── あなたは外向的ですか、内向的ですか?



「超」内向的です。

電話対応なども普通にしてはいますが、今でも緊張します。



── 睡眠習慣はどのような感じですか?



夫に合わせた就寝・起床時間になっています。1~2時の間に就寝、6~7時に起床。


その代わり、仕事のない曜日は平均4時間の昼寝が必須です。



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── あなたが受けたものと同じ質問をしてみたい相手はいますか?



ブログを読んでくださっている方やtwitterで交流のある方。いろんな方のお仕事への姿勢や考え方を知りたいです(^^)



── これまでにもらったアドバイスの中でベストなものを教えてください



今の職場ではないけれど、新卒のときに聞いて「なるほど!」と思ったお話。


周りの人と仲良くなりましょう。まったく同じ能力を持った人が二人いたとしたら、仲の良い人と話したことのない人、あなたはどちらと仕事がしてみたいですか?





以上、「ライター」としての私の仕事術でした。 次は 「主婦」 を仕事目線で見る記事で書いてみたいと思っています。




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実際に使う資料も一部公開しています(^^)♪



最後までお読みいただきありがとうございました。今日も素敵な1日になりますように♥

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