今日だからこそやってみたい365日のとっておき家事。6月14日の家事は「戦う準備をしておく」です。
*とっておき家事とは?
毎日その日の記念日や誕生花、あるいはその時期にやっておきたい家しごとなどを1日1つ行なっていくものです。内容は、いわゆる家事だけでなく、季節イベントの準備やお付き合い、家族と楽しく過ごす工夫・・・など幅広く設定しています。
今年の1月1日から始めたのですが、3ヵ月を過ぎるころには「家事はもう苦手じゃない」と思えるようになりました。
365日毎日に定められた誕生花。今日の誕生花はグラジオラス、花言葉は「戦う準備ができた」です。
そこで、今気にかかっていることに対応する準備をする1日にしたいと思います。
戦うには準備が必要
皆さんは今、気にかかっているけれど後回しにしていることはありますか?
仕事や家庭、ご近所、小さなことから大きなことまで「問題だなあと思っていること」や、「交渉が必要だなと思っていること」などです。
たとえば、私の書いた過去記事で例をあげると、クリーニング屋さんや携帯ショップへのクレームなど。
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クリーニングの下ごしらえをする(トラブルから学んだこと)
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その場でポンポンと言い返す言葉が思いつく方の場合は必要ないかもしれません。
ただ、私がそうなのですが「人との交渉ごとが極端に苦手だ・・・」という方は、ある程度準備をしておいた方が良いと思います。
実際に、クリーニング屋さん・携帯ショップへのクレームは、その場でうまく切り返しができる夫がいなければ丸め込まれてしまっていたと思います・・・。
そこで、これから私がやってみたい情報分析の方法をご紹介したいと思います。
今回は「戦う準備」としてご紹介しますが、情報を整理するのが苦手な方には普段からおすすめできる方法です。ブログなどの文章を書くのにも役立ちますよ(*^_^*)
頭を整理する「5W1H法」
1つめのポイントは、基本をしっかり把握しておくこと。
これには5W1H法が便利です。ご存知の方も多いと思いますが、英語の「What(何が)」「When(いつ)」「Why(なぜ)」などで状況を表すことです。
クリーニング屋さんとの揉め事を例にご紹介します。
その1:状況を把握する
■When(いつ):1ヵ月前に
■Where(どこで):― なし ―
■Who(誰が):私が(担当者)さんに
■What(何を):宅配クリーニングを依頼した
■Why(なぜ):― なし ―
■How(どうやって):一部を急ぎ(1週間以内)に、残りは通常の届け日に分けて
その2:トラブルを把握する
■When(いつ):仕上がり予定日を3週間過ぎても
■Where(どこで):― なし ―
■Who(誰が):(担当者)さんから
■What(何を):連絡がない
■Why(なぜ):― なし ―
■How(どうやって):― なし ―
情報を40字以内に要約する
最後に、問題点を簡潔にまとめてみます。
クリーニングに預けた衣類の一部が、仕上がり予定日を3週間過ぎても届かない。
40字以内にまとめるというのは、昔読んだ本の影響です。(にも関わらず、ブログは常に長文ですが・・・)
5W1Hで情報を整理してから40字以内にまとめると、そのまま要約しようとするよりもすっきりとまとまります(^^)
伝え方を考えておく「PREP法」
こちらはビジネススキル系のセミナーで教えていただいたプレゼンテーションの極意です。
相手に分かりやすく情報を伝えるための方法には色々なものがあります。「PREP法」もその1つ。
「Point(要約)」「Reason(理由)」「Example(例)」「Point(ふたたび要約)」という順番で物事を話すことを指します。
クレームなど困っていることを伝えたいときの例
では、こちらもクリーニングの例をもとにご紹介したいと思います。
私からクリーニング店の担当者に伝えたいことです。
■Point(要約)
クリーニングに預けた衣類の一部をすぐに返してほしい。
■Reason(理由)
仕上がり予定日を3週間も過ぎている。
■Example(例)
(この事例ではここを考えるのはちょっとむずかしいですね・・・)
残りの衣類は「急ぎではない」と伝えたが、仕上がり日を大幅に過ぎているのはおかしい。
■Point(要約)
クリーニングに預けた衣類の一部をすぐに返してほしい。
私の実際の例では一部書くのが難しい部分もあったものの、主張したい内容の流れを考えておくとスムーズに交渉しやすくなります。
「Example」の書き方のポイントは、相手にクレームを伝えたい場合はデメリットを、何かを受け入れてほしい場合はメリットを書くことだと思います。
(私の事例では、私が被った損害はなかったので思いつきませんでしたが、もし考えるとしたら「急いで必要だったのに届かなかった」など)
相手に何かを受け入れてほしいときの例
では次に、相手に何かを受け入れてほしいときの例をご紹介します。
ここでは「キャットフードを今より2,000円高価なものに変えたい」というお願いを例にしたいと思います。
■Point(要約)
キャットフードを今より2,000円高いものに変えたい。
■Reason(理由)
猫の健康のため。
■Example(例)
・猫下部尿路疾患の対策ができる。
・猫のアレルギーに配慮した素材になっている。
・病院がすすめるものなので安全。
■Point(要約)
キャットフードを今より2,000円高いものに変えたい。
この例では「猫」を主体にしていますが、交渉相手にとってのメリットを盛り込むのも良いと思います。
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契約のこと、仕事のこと、欲しいもののこと。色々な「問題」が1つでも片づくと、とても心が軽くなるような気がします。
そして、そういう物事を溜め込んでしまうのは「どんなふうに伝えよう?」という悩みが原因だったりするもの。
私のように話すのが苦手な人でも、あらかじめ色々な下準備をしておくと、交渉が格段にスムーズになるのを実感しているこの頃です。
PREP法以外にも色々なメソッドがあるようなので、他の方法にも目を向けてみたいと思っています。
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